Müssen Kontenanpassungen unterjährig durchgeführt werden?
Wenn die e-Bilanz schon für das Wirtschaftsjahr 2012 durchgeführt werden soll (zwingend aber erst für das Wirtschaftsjahr 2013), müssen zuvor sämtliche notwendigen Anpassungen und Zuordnungen nach der Taxonomie vorgenommen worden sein. Erreichen können Sie das durch entsprechende Abschlussbuchungen oder Sie berücksichtigen diese Sachverhalte im Rahmen einer Überleitungsrechnung. Wenn Sie aber die steuerlichen Aufschlüsselungen bereits bei der Buchungserfassung über zusätzliche Konten berücksichtigen, reduziert sich der manuelle Aufwand bei den Abschlussbuchungen und damit sinken die Kosten für den Steuerberater.
Was muss übermittelt werden?
Prinzipiell ist der Inhalt der Steuerbilanz und – wenn vorhanden - die Gewinn- und Verlustrechnung zu übermitteln. Alternativ kann auch die Handelsbilanz, ergänzt um eine steuerliche Überleitungsrechnung oder eine gesonderte Steuerbilanz übermittelt werden. Anlagen wie Anhänge, Lage- und Prüfberichte können in Papierform eingereicht werden.
Wie hat die Übermittlung zu erfolgen?
Das Übertragungsformat ist „XBRL“, ein global verbreiteter Standard für den Austausch elektronischer Unternehmensdaten. In einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz wird Inhalt und Umfang der e-Bilanz über die sogenannte Taxonomie geregelt. Damit erhält man ein gegliedertes Datenschema, das als ein technischer Kontenplan verstanden werden kann. Im Vergleich zur Handelsbilanz und GuV verlangt die e-Bilanz in den einzelnen Positionen eine höhere Detaillierungstiefe und eine Aufschlüsselung nach steuerlichen Aspekten.
Wie ist vorzugehen, was ist zu tun?
Zunächst ergibt sich eine Reihe von Fragen, die Sie nicht ohne eine steuerliche Beratung und zusammen mit den betroffenen Unternehmensteilen beantworten sollen:
Sind weitere Softwareprodukte von der Umstellung/Erweiterung betroffen, z.B. die Auftragsbearbeitung bzw. die ERP-Lösung? Wer erstellt den Jahresabschluss? Soll die e-Bilanz im Hause erstellt und übermittelt werden oder durch den Steuerberater? Muss die Buchungserfassung geändert werden (Trennung auf unterschiedliche Konten, da jetzt detailliertere Ergebnisse in Teilbereichen erforderlich werden)? Sind Erweiterungen und Anpassungen problemlos möglich und in wie weit sind Abhängigkeiten in Bezug auf das ERP-System oder das Reporting zu berücksichtigen?
Es empfiehlt sich, bei der Vorgehensweise die Datenerfassung (Buchungen) von der eigentlichen elektronischen Datenübermittlung zu trennen. Denn die Übermittlung der e-Bilanz bedingt, dass man schon im Vorfeld, d.h. unterjährig bzw. vor der eigentlichen Erstellung des Jahresabschlusses, die Daten e-Bilanz-konform erfasst.
Was ist zu tun, wenn sich in der eigenen Buchführung Posten ergeben, die sich nicht in der Taxonomie wiederfinden? Hat ein Posten im eigenen Abschluss nicht die identische Bezeichnung wie die Position innerhalb der Taxonomie, dann ist eine Zuordnung des Inhalts dieses Postens auf eine in der Taxonomie vorhandene Position notwendig. Z.B. bei Kontenbezeichnung in der Buchhaltung „Aushilfslöhne“ muss die Taxonomie-Zuordnung „Löhne für Minijobs“ lauten.
Gibt es keine treffende Position innerhalb der Taxonomie, die den Sachverhalt ihres Postens abdeckt, kann vereinfachend eine Auffangposition für die Zuordnung genutzt werden. Soweit es rechnerisch zulässig ist, kann auch die übergeordnete Position in der Taxonomie gewählt werden (z.B. „Kfz-Reparaturen“ in der eigenen Buchführung wird der Oberposition in der Taxonomie „Kfz-Kosten“ zugeordnet). Ob und in wie weit Sie von den Auffangpositionen Gebrauch machen, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Was ist bezüglich der Umsatzerlöse steuerlich zu beachten?
Vielfach sind die Konten für Umsatzerlöse nach internen Auswertungsaspekten gegliedert und werden mit unterschiedlichen Steuersätzen gemischt gebucht. Die e-Bilanz verlangt jedoch eine steuerrechtliche Aufteilung der Umsatzerlöse, ähnlich wie es bei der Umsatzsteuer- Voranmeldung gemacht wird. Hierzu sind verschiedene Lösungsansätze denkbar:
- Die Erlöse werden erst beim Jahresabschluss nach steuerlichen Gesichtspunkten zusammengestellt
- Ergänzung der bisher geführten Erlöskonten, um sowohl die internen Auswertungen als auch die steuerlichen Aufteilungen (e-Bilanz) zu erhalten
- Aufnahme zusätzlicher Erlöskonten, auf die beim Jahresabschluss Umbuchungen von den normalen Erlöskonten gemäß steuerlicher Aufteilung durchgeführt werden
- Ausweis der Umsatzerlöse in der e-Bilanz nur kumulativ durch Verwendung von Auffangpositionen (Nachteil: Nachfragen seitens der Steuerbehörde zu erwarten)
Wie werden die Daten weitergeleitet?
Wie bisher können Sie die Daten über die DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater weiterleiten. Dieser führt dann die Abschlussbuchungen durch und übermittelt die e-Bilanz an die Finanzverwaltung.
Wollen Sie die e-Bilanz selbst übermitteln, können Sie eines der auf dem Markt befindlichen e-Bilanz-Tools einsetzen, die in der Regel mit einer Verknüpfung von Sachkonten und dem Taxonomie-Schema arbeiten.
Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, sofern Sie die e- Bilanz selber an die Finanzverwaltung übermitteln wollen, um ein Angebot über das e- Bilanz Modul zu erhalten.
